Polityka jakości EUROJURIS
Uczestnictwo w sieci Eurojuris International wymaga od nas dochowania minimalnych standardów postępowania, zdefiniowanych przez organizację w formie "10 dyrektyw".
10 Zasad Eurojuris International
Integralność zasad etycznych
Wszyscy prawnicy obowiązani są do przestrzegania zasad Kodeksu Etyki Prawników Europejskich, nawet gdyby nie został on przyjęty przez krajowe korporacje prawnicze. Wszystkie firmy członkowskie winny działać w najlepszym interesie Klienta.
Szybkość rozpoczęcia świadczenia usług
W nagłych wypadkach, należy odpowiadać na zapytania bez zbędnej zwłoki i odpowiednio do pilności sprawy, zgodnie z opisem Klienta bądź reprezentującego go prawnika.
W ciągu 24 godzin od otrzymania zapytania, należy poinformować zwrotnie pocztą elektroniczną lub faxem o:
- otrzymaniu zapytania,
- przyjęciu sprawy do prowadzenia,
- posiadaniu odpowiedniego dla charakteru sprawy potencjału oraz kwalifikacji
- sposobie obliczenia wynagrodzenia
- tym, iż dalsze informacje w sprawie nadesłane zostaną w ciągu 5 dni roboczych.
W ciągu 5 dni roboczych od otrzymania zapytania, należy pocztą elektroniczną lub faxem
- wyznaczyć prawnika odpowiedzialnego z prowadzenie sprawy,
- oszacować, o ile możliwe, czas potrzebny dla realizacji zlecenia,
- oszacować, o ile możliwe, wynagrodzenie i koszty związane z procesem trans-granicznym,
- poinformować Klienta o szacowanym wynagrodzeniu i kosztach związanych z procesem trans-granicznym,
- zażądać dalszych informacji dla prawidłowej realizacji zlecenia,
- udzielić informacji o wysokości ubezpieczenia zawodowego prawnika prowadzącego sprawę.
Jeżeli Kancelaria odmawia przyjęcia zlecenia, winna pomóc pytającemu w znalezieniu innej kancelarii bądź prawnika który przyjmie sprawę do prowadzenia.
Dostępność
Świadczenie usług na rzecz Klientów skierowanych przez inne kancelarie zrzeszone w Eurojuris winno odbywać się przy zastosowaniu takiego samego stopniu pierwszeństwa jaki stosuje się dla kluczowych Klientów Kancelarii, która powinna bez zbędnej zwłoki:
- w odpowiedni sposób informować Klienta bądź reprezentującego go prawnika,
- odpowiadać na telefony, faxy, pocztę, w tym elektroniczną.
Jeżeli prawnik nie jest bezpośrednio dostępny, jego Kancelaria winna przekazać mu zapytanie, a gdy mimo to prawnik nie jest władny udzielić odpowiedzi – poinformować o tym Klienta.
Ubezpieczenie
Każda kanclaria winna utrzymywać ubezpieczenie zawodowe obejmujące wszystkich prawników świadczących usługi wskutek zapytań.
Każda organizacja narodowa winna informować Eurojuris International o minimalnym poziomie ubezpieczenia zawodowego w kraju a także zapewnić, by firmy członkowskie utrzymywały ubezpieczenie na kwotę minimum 375.000 Euro.
W przypadku, gdy realizacja zleconej usługi może wiązać się ryzykiem przekroczenia sumy ubezpieczenia Kancelarii, należy o tym niezwłocznie poinformować zlecającego.
Kompetencje i Szkolenia
Prawnicy powinni być przeszkoleni i dysponować doświadczeniem odpowiednimi dla charakteru i stopnia skomplikowania zlecenia.
Prawnicy powinni być przeszkoleni i dysponować doświadczeniem odpowiednimi dla charakteru i stopnia skomplikowania zlecenia.
Język
Każda Kancelaria powinna być zdolna do obsługi Klientów w co najmniej jednym języku obcym.
W ramach Kancelarii, co najmniej jedna sekretarka powinna być w stanie komunikować się w jednym języku obcym; jest to niezbędne dla zapewniania właściwego przekazywania informacji i zapytań prawnikom odpowiedzialnym za realizację zleceń.
Procedury jakości i zarządzania
Każda Kancelaria jak i organizacja narodowa powinna usanowić administratora jakości, uprawnionego do wydawania prawnikom instrukcji w celu wdrożenia standardów jakości w firmie.
Każda organizacja narodowa winna przygotować podręcznik zarządzania jakością dla swych firm członkowskich.
Każda kancelaria członkowska przygotuje podręcznik zarządzania jakością, którego kopia będzie przesłana administratorowi bezpieczeństwa w organizacji narodowej.
Wszystkie kancelarie członkowskie powinny ustanowić procedurę postępowania w sprawach reklamacji Klientów bądź innych zrzeszonych prawników.
Urządzenia do komunikacji
Kancelarie członkowskie powinny być wyposażone w urządzenia zapewniające łączność, w tym fax, osobny telefon oraz korzystać z poczty e-mail. Kancelarie czlonkowskie powinny ustanowić metody kontroli łączności przychodzącej i wychodzącej.
Weryfikacja zasad zarządzania jakością
Podręczniki zarządzania jakością będą przedmiotem weryfikacji audytora ustanowionego bądź zaakceptowanego przez narodową organizację Eurojuris.
Audyt i weryfikacja dokonywane będą zgodnie z zaleceniami określonymi przez narodową organizację Eurojuris. Przedmiotem audytu będą zalecenia i podręczniki, a nie doradztwo udzielane przez prawników. Kancelarie członkowskie oraz zrzeszeni prawnicy winni dostosować powyższe zalecenia i podręczniki zgodnie z wynikami audytu.
Jeżeli audytor, wykonując swe czynności, musi otrzymać dostęp do informacji poufnych, ich udostępnienie poprzedzać musi uzyskanie zgody Klienta Audytor powinien podpisać odpowiednie zobowiązanie do zachowania poufności.
Marketing Eurojuris
Wszelkie działania marketingowe powinny uwzględniać standardy etyczne.
Żadna kancelaria członkowska nie będzie uprawniona do powoływania się na uczestnictwo w Eurojuris dopóki organizacja narodowa nie zatwierdzi podręcznika zarządzania jakością a każdy prawnik nie podpisze zobowiązania do zachowania zgodnie ze standardami utrzymania jakości.”