Samochód Prywatny do celów służbowych – jak rozliczyć koszty?

Wykorzystywanie przez pracowników ich prywatnych samochodów do celów służbowych jest zjawiskiem dość popularnym w praktyce funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Zastosowanie takiego rozwiązania, niewątpliwie stanowi dla pracodawcy ułatwienie w prowadzonej przezeń działalności, zwalniające z konieczności inwestowania w pozyskanie pojazdu.  Przyjęcie tego modelu wymaga odpowiedniego uregulowania rozliczeń stron, tak aby  korzyści osiągane przez pracodawcę  nie nosiły znamion bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Rodzić może to odpowiedzialność cywilną jak i podatkową. Warto zatem zapoznać się z przyjętym w polskim prawie zasadami takich rozliczeń oraz ich konsekwencjami podatkowymi.

I.    Zasady rozliczeń.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r. Nr 27, poz. 271; dalej; „Rozporządzenie o stawkach”) sposób obliczania kosztów korzystania z samochodu do celów służbowych uzależniony jest od zakresu używania tego pojazdu. Pracownik może bowiem używać samochodu prywatnego w jazdach lokalnych (np. dojazdy do pracy) lub w celu odbycia podróży służbowej (delegacje).

1.    Zwrot kosztów za jazdy lokalne

Zgodnie z Rozporządzeniem o stawkach, zasady zwrotu kosztów używania samochodu służbowego do jazd lokalnych powinny być określone w umowie zawartej między pracownikiem, a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych.

Rozporządzenie o stawkach przyznaje pracodawcy możliwość refundowania pracownikowi kosztów używania samochodu do celów lokalnych na dwa sposoby:
a)    przyznając miesięczny ryczałt,
b)    rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. „kilometrówka”)
a)    Ryczałt

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, a pracodawca był obowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć stosowna umowa cywilnoprawna. Nie ma obowiązku zawierania takiej umowy na piśmie, może to równie dobrze być umowa ustna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą lub też sporu pracodawcy z organami podatkowymi, dla celów dowodowych zasadne jest sporządzenie takiej umowy na piśmie.

Zgodnie z wymienionym wyżej Rozporządzeniem o stawkach zwrot kosztów w postaci ryczałtu następuje co miesiąc a obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit ustalany jest przez pracodawcę, jednakże nie może przekroczyć określonego w rozporządzeniu maksymalnego przebiegu, uzależnionego od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w którym zatrudniony jest pracownik:
(i) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
(ii)500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
(iii) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Powyższe limity mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) oraz służbach ratowniczych (3000 km).

Stawki maksymalne za 1 kilometr na podstawie, których pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania prywatnego samochodu uzależnione są od pojemności skokowej pojazdu i wynoszą odpowiednio:
(i) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
(i) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Podstawą obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi jest składane przez pracownika co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Oświadczenie takie wskazywać powinno, m.in. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny a także określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W przypadku ryczałtu wysokość zwrotu zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.  

Pracownik może również umówić się z pracodawcą, że rozliczenie jazd lokalnych będzie odbywało się na podstawie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Ustalenie przebiegu samochodu będzie wówczas następować na podstawie prowadzonej prze pracownika szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, z uwzględnieniem  wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd - dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów) oraz przemnożeniem faktycznie przejechanych kilometrów przez ustaloną w umowie stawkę za 1 kilometr.

2.    Podróże służbowe (delegacje)

Zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 236, poz. 1990; dalej: „Rozporządzenie o podróżach służbowych”) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem nie stanowiącym własności pracodawcy. W tym wypadku zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w Rozporządzeniu o stawkach.

II.    Konsekwencje podatkowe

1.     Pracownicy

 a)  Jazdy lokalne

Zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dnia z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. Nr 80, poz. 350; dalej: „Updof”) kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód (art. 12 ust. 1 Updof). Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i pracownicy Poczty Polskiej (art. 21 ust. 1 pkt 23b Updof).

Od ww. kwot zgodnie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106; „dalej: „Rozporządzenie składkowe”) nie potrąca się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

b)    Podróże służbowe

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 Updof diety i inne należności za czas podróży służbowej  pracownika - w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy - są wolne od podatku dochodowego. Zwolnienie to przysługuje stosownie do wysokości wynikającej ze stawek maksymalnych określonych w Rozporządzeniu stawkowym (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Updof w związku z § 5 ust. 3 Rozporządzenia o podróżach służbowych; Dz. U. 236, poz. 1990). Również od tych kwot nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia składkowego).

2.    Pracodawcy

Zgodnie  art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. Nr 21, poz. 86; dalej: „Updop”) oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 Updof kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy:
a)    w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b)    w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu
- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (a więc stawki o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach).

Zatem w świetle obowiązujących przepisów wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy jedynie w granicach stawek maksymalnych za 1 kilometr przebiegu, o których mowa w treści Rozporządzenia o stawkach.

Podsumowanie

Zgodnie z Rozporządzeniem o stawkach w przypadku przejazdów lokalnych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika następuje na podstawie umowy zawartej z pracodawcą. Umowa może przewidywać dokonywanie zwrotu poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu niezależnie od przebiegu, lub też rozliczenie według faktycznie przejechanych kilometrów, udokumentowanych w wprowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów z tytułu wykorzystania pojazdu prywatnego podczas podróży służbowej następuje na wniosek  pracownika, w wysokości uwzględniającej ilość faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę ustaloną za jeden kilometr przebiegu zgodnie ze stawkami maksymalnymi, o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach.
Kwota dokonanego zwrotu stanowi dla pracownika przychód, który objęty jest podatkiem od osób fizycznych, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Pracownik oraz pracodawca mogą umówić się, że stawki stosowane w ich wzajemnych rozliczeniach będą wyższe niż wynika to z Rozporządzenia o stawkach. Należy jednak mieć na względzie, iż pracodawca może zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu jedynie kwotę nie wyższą niż wyliczona na podstawie stawek maksymalnych z Rozporządzenia o stawkach. Od różnicy pomiędzy zwrotem w wysokości ustalonej z pracownikiem, a zwrotem maksymalnym wynikającym z ww. Rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest także odprowadzić składki na ZUS.

Wojciech Stec