Samochód Prywatny do celów służbowych – jak rozliczyć koszty?

Wykorzystywanie przez pracowników ich prywatnych samochodów do celów służbowych jest zjawiskiem dość popularnym w praktyce funkcjonowania polskich przedsiębiorstw. Zastosowanie takiego rozwiązania, niewątpliwie stanowi dla pracodawcy ułatwienie w prowadzonej przezeń działalności, zwalniające z konieczności inwestowania w pozyskanie pojazdu.  Przyjęcie tego modelu wymaga odpowiedniego uregulowania rozliczeń stron, tak aby  korzyści osiągane przez pracodawcę  nie nosiły znamion bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Rodzić może to odpowiedzialność cywilną jak i podatkową. Warto zatem zapoznać się z przyjętym w polskim prawie zasadami takich rozliczeń oraz ich konsekwencjami podatkowymi.

I.    Zasady rozliczeń.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002r. Nr 27, poz. 271; dalej; „Rozporządzenie o stawkach”) sposób obliczania kosztów korzystania z samochodu do celów służbowych uzależniony jest od zakresu używania tego pojazdu. Pracownik może bowiem używać samochodu prywatnego w jazdach lokalnych (np. dojazdy do pracy) lub w celu odbycia podróży służbowej (delegacje).

1.    Zwrot kosztów za jazdy lokalne

Zgodnie z Rozporządzeniem o stawkach, zasady zwrotu kosztów używania samochodu służbowego do jazd lokalnych powinny być określone w umowie zawartej między pracownikiem, a pracodawcą o używanie pojazdu do celów służbowych.

Rozporządzenie o stawkach przyznaje pracodawcy możliwość refundowania pracownikowi kosztów używania samochodu do celów lokalnych na dwa sposoby:
a)    przyznając miesięczny ryczałt,
b)    rozliczając się z pracownikiem według faktycznie przejechanych przez niego kilometrów (tzw. „kilometrówka”)
a)    Ryczałt

Aby pracownik otrzymał zwrot kosztów w postaci ryczałtu miesięcznego, a pracodawca był obowiązany do jego wypłacenia, strony musi łączyć stosowna umowa cywilnoprawna. Nie ma obowiązku zawierania takiej umowy na piśmie, może to równie dobrze być umowa ustna. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą lub też sporu pracodawcy z organami podatkowymi, dla celów dowodowych zasadne jest sporządzenie takiej umowy na piśmie.

Zgodnie z wymienionym wyżej Rozporządzeniem o stawkach zwrot kosztów w postaci ryczałtu następuje co miesiąc a obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit ustalany jest przez pracodawcę, jednakże nie może przekroczyć określonego w rozporządzeniu maksymalnego przebiegu, uzależnionego od liczby mieszkańców miasta lub gminy, w którym zatrudniony jest pracownik:
(i) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
(ii)500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
(iii) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Powyższe limity mogą zostać podwyższone dla pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) oraz służbach ratowniczych (3000 km).

Stawki maksymalne za 1 kilometr na podstawie, których pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania prywatnego samochodu uzależnione są od pojemności skokowej pojazdu i wynoszą odpowiednio:
(i) dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
(i) dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Podstawą obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi jest składane przez pracownika co miesiąc pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Oświadczenie takie wskazywać powinno, m.in. pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny a także określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. W przypadku ryczałtu wysokość zwrotu zmniejsza się bowiem o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.  

Pracownik może również umówić się z pracodawcą, że rozliczenie jazd lokalnych będzie odbywało się na podstawie faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów. Ustalenie przebiegu samochodu będzie wówczas następować na podstawie prowadzonej prze pracownika szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, z uwzględnieniem  wykonanych jazd (data wyjazdu, cel wyjazdu, skąd - dokąd jechano, ilość faktycznie przejechanych kilometrów) oraz przemnożeniem faktycznie przejechanych kilometrów przez ustaloną w umowie stawkę za 1 kilometr.

2.    Podróże służbowe (delegacje)

Zgodnie z § 5 ust. 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 236, poz. 1990; dalej: „Rozporządzenie o podróżach służbowych”) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem nie stanowiącym własności pracodawcy. W tym wypadku zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w Rozporządzeniu o stawkach.

II.    Konsekwencje podatkowe

1.     Pracownicy

 a)  Jazdy lokalne

Zgodnie z ustawą o podatku od osób fizycznych z dnia z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. Nr 80, poz. 350; dalej: „Updof”) kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód (art. 12 ust. 1 Updof). Wyjątek stanowią jedynie zwroty takich kosztów wypłacane pracownikom Służby Leśnej i pracownicy Poczty Polskiej (art. 21 ust. 1 pkt 23b Updof).

Od ww. kwot zgodnie § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106; „dalej: „Rozporządzenie składkowe”) nie potrąca się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

b)    Podróże służbowe

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 Updof diety i inne należności za czas podróży służbowej  pracownika - w tym zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów pracodawcy - są wolne od podatku dochodowego. Zwolnienie to przysługuje stosownie do wysokości wynikającej ze stawek maksymalnych określonych w Rozporządzeniu stawkowym (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Updof w związku z § 5 ust. 3 Rozporządzenia o podróżach służbowych; Dz. U. 236, poz. 1990). Również od tych kwot nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia składkowego).

2.    Pracodawcy

Zgodnie  art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz.U. Nr 21, poz. 86; dalej: „Updop”) oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 Updof kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy:
a)    w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b)    w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu
- określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (a więc stawki o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach).

Zatem w świetle obowiązujących przepisów wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu zwrotu kosztów używania przez niego prywatnego samochodu do celów służbowych mogą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy jedynie w granicach stawek maksymalnych za 1 kilometr przebiegu, o których mowa w treści Rozporządzenia o stawkach.

Podsumowanie

Zgodnie z Rozporządzeniem o stawkach w przypadku przejazdów lokalnych zwrot kosztów poniesionych przez pracownika następuje na podstawie umowy zawartej z pracodawcą. Umowa może przewidywać dokonywanie zwrotu poprzez wypłatę miesięcznego ryczałtu niezależnie od przebiegu, lub też rozliczenie według faktycznie przejechanych kilometrów, udokumentowanych w wprowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu.
Zwrot kosztów z tytułu wykorzystania pojazdu prywatnego podczas podróży służbowej następuje na wniosek  pracownika, w wysokości uwzględniającej ilość faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawkę ustaloną za jeden kilometr przebiegu zgodnie ze stawkami maksymalnymi, o których mowa w Rozporządzeniu o stawkach.
Kwota dokonanego zwrotu stanowi dla pracownika przychód, który objęty jest podatkiem od osób fizycznych, ale nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Pracownik oraz pracodawca mogą umówić się, że stawki stosowane w ich wzajemnych rozliczeniach będą wyższe niż wynika to z Rozporządzenia o stawkach. Należy jednak mieć na względzie, iż pracodawca może zaliczyć w poczet kosztów uzyskania przychodu jedynie kwotę nie wyższą niż wyliczona na podstawie stawek maksymalnych z Rozporządzenia o stawkach. Od różnicy pomiędzy zwrotem w wysokości ustalonej z pracownikiem, a zwrotem maksymalnym wynikającym z ww. Rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest także odprowadzić składki na ZUS.

Wojciech Stec

„Auta z kratką” a podatek VAT po nowelizacji.

Wprowadzenie

Po okresie utrzymywania podatników w stanie niepewności co do zapowiedzianych zmian w zasadach odliczania podatku VAT od nabycia samochodów oraz paliwa wykorzystywanego do ich napędu, w grudniu ubiegłego roku Sejm w błyskawicznym tempie uchwalił ustawę dokonującą  zasadniczych zmian w tej materii.

W konsekwencji uchwalenia ustawy z dnia 16 grudnia 2010 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług i ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 247, poz. 1652) z dniem 1 stycznia 2011 roku zlikwidowano dotychczas obowiązujące preferencje podatkowe przy zakupie niektórych pojazdów samochodowych, polegające na prawie pełnego odliczenia zawartego w fakturze podatku VAT. Dotyczyły one słynnych „aut z kratką”, czyli pojazdów samochodowych, inne niż osobowe, o dopuszczalnej ładowności powyżej 500 kg i dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Pełne odliczenie dotyczyło również nabycia paliwa do takich samochodów.

Nowa ustawa wprowadza przejściową regulację, która ma obowiązywać do dnia 31 grudnia 2012 roku. W tym czasie – podobnie jak przed nowelizacją - zakres odliczenia podatku uzależniony jest od rodzaju nabywanego pojazdu.

Auta „z kratką” w latach 2011-2012

Zgodnie z nowelizacją, w okresie od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2012 roku zrównany został status „aut z kratką” z autami osobowymi. W rezultacie, w przypadku nabycia po 1 stycznia 2011 roku pojazdu samochodowego o dopuszczalnej ładowności powyżej 500 kg oraz dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, będzie on uprawniony do odliczenia jedynie 60 % zawartego w fakturze podatku VAT, przy czym kwota ta nie będzie mogła przekroczyć 6.000 zł. Analogiczne ograniczenia dotkną także podatników użytkujących samochody „z kratką” na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu. Ponadto w latach 2011-2012 ustawa zawiesza prawo do odliczania VAT od paliwa kupowanego do napędu samochodów o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Ograniczenie w zakresie odliczania VAT od paliwa dotyczy także tych pojazdów, które zakupione zostały przed końcem 2010 r.

Dla osób korzystających z pojazdu na zasadzie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę odliczenia stanowi 60 % kwoty podatku VAT naliczonego od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Jednak suma kwot w całym okresie użytkowania samochodów i pojazdów, dotycząca jednego pojazdu, nie może przekroczyć kwoty 6.000 zł.

Co istotne, data nabycia pojazdu decyduje o ustaleniu prawa do pełnego odliczenia podatku VAT. Czyli nabycie używanego „auta z kratką” od podmiotu, który korzystał z pełnego odliczenia VAT po 31.12.2010r. nie będzie uprawniać nabywcy do takiego odliczenia.

Okres przejściowy w stosunku do leasingu zawartego przed 31.12.2010r.

Z przepisów ustawy nowelizującej wynika, że po jej wejściu w życie, podatnicy, którzy jeszcze w 2010 roku zawarli umowę najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze dotyczącej samochodu objętego prawem do pełnego odliczenia VAT, zachowują to prawo pod warunkiem zarejestrowania takiej umowy we właściwym dla nabywającego Urzędzie Skarbowym w terminie do dnia 31 stycznia 2011 roku. Umowa nie może ulec zmianie po dniu 1 stycznia 2011.

Niedopełnienie obowiązku rejestracji umowy leasingu powoduje, że podatnicy utracą prawo do pełnego odliczenia VAT i od kolejnych rat będą mogli odliczyć tylko 60% podatku, nie więcej jednak niż 6.000 zł. Poprzez rejestrację umowy leasingu, nie nabywa się jednak prawa do pełnego odliczania VAT od paliwa przeznaczonego do napędu używanego w ramach umowy leasingu pojazdu.

Regulacja jednak wydaje się być niepełna. Ustawodawca nie określił m.in. jakie skutki w zakresie podatku VAT będzie miała jednak np. cesja zarejestrowanej umowy leasingu, dokonana po 31.12.2010r. Będzie to zapewne przedmiotem rozważań orzecznictwa w najbliższym czasie.

Auta podlegające pełnemu odliczeniu VAT w latach 2011-2012

W okresie przejściowym, tj. w latach 2011-2012 ustalono jednak kategorie pojazdów samochodowych o masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, których zakup (najem, dzierżawa, leasing itp.) uprawnia do pełnego odliczania VAT. Są to pojazdy:
1)    mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane jako wielozadaniowy lub van;
2)    mające więcej niż jeden rząd siedzeń, a których przestrzeń ładunkowa jest dłuższa od pasażerskiej;
3)    które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
4)    które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
5)    będące pojazdami specjalnymi, jak np. pomoc drogowa, karawan, koparka, czy pojazd do oczyszczania dróg;
6)    konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą – jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Jak wynika z powyższego, prawa do pełnych odliczeń nie stracą podatnicy nabywający pojazdy typowo dostawcze i specjalne. Preferencyjnie nadal będą traktowane auta typu van, samochody z jednym rzędem siedzeń, dostawcze z przestrzenią ładunkową dłuższą od pasażerskiej, a także pick-upy.

W stosunku do powyższych pojazdów podatnik ma również prawo odliczać podatek VAT od nabywanego paliwa.
Zasadę pełnego odliczenia podatku VAT przy nabyciu ww. pojazdów zastosować należy ponadto w stosunku do podatników, których przedmiotem działalności jest odsprzedaż tych pojazdów lub oddawanie ich w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze i gdy pojazdy te są przez podatnika przeznaczone wyłącznie do wykorzystania na powyższe cele przez okres nie krótszy niż sześć miesięcy.

Potwierdzenie badaniem

Stwierdzenie spełnienia przez pojazd warunków do prawa pełnego odliczenia podatku VAT następuje na podstawie łącznie dwóch dokumentów:
1.    zaświadczenia wydanego przez właściwą stację kontroli pojazdów na podstawie dodatkowego badania technicznego pojazdu oraz
2.    dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Modyfikacje pojazdu

W przypadku dokonania w pojeździe zmian, w wyniku których nie spełnia on już wymagań stawianych pojazdom uprawniającym do pełnego odliczenia VAT, podatnik obowiązany jest do korekty kwoty odliczonego podatku w rozliczeniu za okres, w którym dokonał jego odliczenia. Chodzi tu zwłaszcza o modyfikacje w postaci usunięcia siedzeń, czy trwałej przegrody oddzielającą części towarowe i osobowe pojazdu.

Żadne zmiany konstrukcyjne nie mogą być dokonywane przez cały okres okresu korzystania z pojazdu.

Auta z „kratką” po 31 grudnia 2012 roku

Zgodnie z ustawą nowelizującą z dniem 1 stycznia 2013 roku prawo do pełnego odliczenia VAT będzie przysługiwać podatnikom, którzy po tej dacie nabyli pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w którym łączna liczba siedzeń razem z kierowcą wynosi:
a)    1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg
b)    2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg
c)    3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

W ten sposób ustawodawca zmienił warunki techniczne pojazdów, od których uzależnione będzie uzyskanie omawianego przywileju podatkowego.

Prawo do odliczenia VAT obejmie również nabywane do napędzania tych samochodów paliwo.

Homologacja

Dopuszczalna ładowność pojazdów oraz ilość siedzeń określona będzie na podstawie wyciągu ze świadectwa homologacji lub odpisu decyzji zwalniającej z obowiązku uzyskania świadectwa homologacji, wydawanych zgodnie z  przepisami prawa o ruchu drogowym. Pojazdy, które w wyciągu ze świadectwa homologacji lub w odpisie decyzji nie będą mieć określonej dopuszczalnej ładowności lub ilości miejsc, w kontekście prawa do odliczenia podatku VAT, uznane zostaną za samochody osobowe.

Jak zatem wynika z obecnego brzmienia nowelizacji, po upływie dwuletniego okresu przejściowego „auta z kratką” mają ponownie zostać objęte możliwością pełnego odliczania VAT.

Podsumowanie

W czasie trwania dwuletniego okresu przejściowego (1.01.2011-31.12.2012) wprowadza się ograniczenia w odliczaniu podatku VAT od zakupu, bądź użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, niektórych samochodów, w tym tzw. „aut z kratką”, a także całkowity zakaz odliczania tego podatku od zakupionego paliwa.

W powyższym okresie przejściowym prawa do odliczeń nie stracą podatnicy użytkujący pojazdy typowo dostawcze i specjalne takiej jak VAN, z jednym rzędem siedzeń, dostawcze z przestrzenią ładunkową dłuższą od pasażerskiej, pick-upy, itp., a także traktujący pojazdy samochodowe jako towar (dealerzy), bądź wynajmujący je w ramach swego przedsiębiorstwa.

Prawa do odliczania całego VAT od rat leasingowych nie stracą podatnicy, którzy do 31 grudnia 2010 roku podpisali umowę leasingu samochodu z „kratką” pod warunkiem zarejestrowania takiej umowy w Urzędzie Skarbowym do dnia 31 stycznia 2011 roku. Przywilej ten nie dotyczy jednak prawa odliczenia pełnego podatku od zakupu paliwa.
W obecnym kształcie przepisy nowelizujące zakładają objęcie aut „z kratką” możliwością pełnego odliczenia zawartego w fakturze podatku VAT

Począwszy od 1 stycznia 2013 roku przywrócona zostanie możliwość pełnego odliczenia VAT od „aut z kratką” oraz paliwa służącego do ich napędzania pojazdów. Zmienią się jednak wymogi techniczne, jakie muszą spełniać te auta a także sposób ich udokumentowania.

Wojciech Stec
aplikant radcowski